『제3회 21세기 인문가치포럼 2016』

PCO 업체 용역 관련 제안요청서

2016.  2.

(재)한국정신문화재단

I.『제3회 21세기 인문가치포럼 2016』대행업무 안내

1. 행사개요 - 2016. 2. 1 기준개요(안) - 3년

1) 행 사 명 : 21세기 인문가치포럼 2016

(The 21st Century Human value Forum 2016)

2) 대 주 제 : 나눔과 울림

3) 기    간 : 2016. 5. 27(금) ~ 5. 29(일) / 3일간

4) 장    소 : 안동시 일원(안동문화예술의전당 등)

5) 주최/주관 : 한국정신문화재단/21세기 인문가치포럼 조직위원회

6) 후    원 : 문화체육관광부, 경상북도, 안동시

7) 참 가 자 : 5,000명(연인원) 규모 예상

8) 공식언어 : 한국어(일부 세션 동시통역 제공)

9) 행사내용

- 개막식 및 기조강연, 인문가치공유, 인문가치모색, 인문가치실천, 폐막식

- 공식만찬, 비공식만찬, 부대행사(권정생 전시, 문화공연 등)

2침

2. 행사 진행 방침.

1) 금년 행사는 2014년, 2015년에 이어 3회째 개최되는 포럼으로 포럼       <정례화 기반 구축을 위한 시스템적 운영이 필요한 시점>임

2) 이에 따라 대행업체에서는 행사 전반에 대해 숙지하고 업무추진의       효율성을 높이기 위해 <조직위원회, 재단 사무국, 시청 지원단과       협조체제(인력운영 등)가 구축>될 수 있도록 제안 요청이 필요

3) 특히, 기초자치단체 구역내에서 진행되는 포럼인 만큼 <지역의         능력개발과 지역경제 활성화를 위해 지역업체와 협력>해 예산집행의       효율성을 기하여야 함.

4) 포럼 대주제가 ‘나눔과 울림’으로 <인문정신문화 ‘나눔’의 사회적       확산에 기여>할 수 있도록 세부프로그램을 마련해 나눔을 통해        포럼의 브랜드 가치와 품격을 높일 수 있는 방안 강구

3. 프로그램(안)

1) 행사계획(별첨-기본계획) 1부

4. 과업내용

1) 계획수립

- 조직위원회에서 제시한 포럼 기본계획을 바탕으로

① 행사준비 관련 기본운영계획 ② 행사 장소 운영계획 ③ 분야별      세부 실행계획 ④ 세부 프로그램 구성 ⑤ 현장운영 계획 ⑥ 예산계획        수립 및 운영 ⑦ 포럼 추진 운영 매뉴얼에 따른 업무별로 재단 사무국,      대행업체 추진항목 구분 ⑧ 재단 사무국, 대행업체 예산집행 항목 구분

※ 행사장은 안동문화예술의 전당을 활용하되, 학회세션의 경우            지난해 개최장소를 포함하여 안동시내에 있는 시설을 활용하여           참신한 제안요청

2) 초청등록

- 조직위원회에서 제시한 포럼 기본계획을 바탕으로

① 주요연사 리스트 작성

② 초청장 제작, 발송 및 참석여부 확인

③ 초청자 일정 관리, 공항영접 및 의전

④ 등록 ID제작 및 등록데스크 운영

⑤ 온라인 등록시스템 사용, 참가자 사전등록 및 관리

3) 숙박

- 참가 대상자 숙박수요에 따른 적정수의 숙소 확보 및 계약

- 숙박예약 시스템 구축 및 운영

- 기타 숙박과 관련된 제반 업무

4) 행사장 조성 및 진행

- 행사장 조성, 운영, 철거 등 전체 제반사항

- 행사장 무대, 배너 등 전체 디자인 및 설치

- 회의장비, 시스템 설치 및 운영 등

- 개·폐막식, 오찬, 만찬을 위한 조성 및 프로그램 구성(식음 포함)

- 회의 프로그램 운영 및 각종 지원시스템 운영 계획

- 현장지원인력 선발, 교육 등

5. 대행사업 범위(총괄)

1) VIP 의전(조직위원회 및 안동시 지원단과 협의 추진)

2) 참가자 등록(사전 온라인/현장 등록 시스템 운영)

3) 참가자 수송/영접/환송

4) 개·폐막식/전체회의/동시회의/연회 운영

5) 회의장/사무처/프레스센터/참가자 및 참여기관 대기실/VIP룸/

인터넷 라운지 등 현장설비 운영

6) 행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영(사전 SNS 운영인력 포함)

7) 항공권 발권 및 숙소 배정 업무

- 참가자 DB 구축(수송/의전/숙박/항공 등과 연계)

- 항공권 발권

- 참가자 숙소 배정

8) 통역 관련 업무

- 통역사 섭외 및 통역설비 구축

9) 메인디자인 개발

10) 기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반사항

- 본 행사의 성공적 개최를 위해 인력투입의 적정성이 필요

- 조직위원회, 재단 사무국, 시 지원단 인원투입 및 운영

- 본 행사의 예산절감 및 효율적 운영을 위해 포럼 추진 운영          매뉴얼을 작성, 업무별로 재단 사무국, 대행업체 추진항목을          구분시행(협조체제 구축)

- 특히 재단 사무국 직접 집행 예산, 대행업체 집행 예산을 구분해

항목별로 업무처리(단, 행사의 효율적 운영을 위해 대행사에서        운영 총괄)

- -

6. 대행업무 세부내용그램(안)3. 3. 프로그램(안)

1) VIP 의전

- 기조연설자 및 참여학자는 원칙적으로 행사장 또는 숙소까지

참석자 본인이 교통수단을 이용하여 참석

- 영접, 환송, 차량배차 필요시 조직위와 협의 후 추진

2) 참가자 등록

- 온라인등록 및 현장등록 운영

- 등록 가방, 회의자료 등의 수교물 관리, ID카드 발급

- 참가자별 원활한 등록데스크 운영

- 기타 안내데스크 운영

○ 행사주안점

- 등록데스크 앞 참가자 대기시간 최소화/혼잡 방지대책 마련

- 단체 등록 및 행사주체별 참가자가 많음에 따라, 행사 전 참석

현황을 파악하여 일반인 등록창구, 행사참가 단체별 창구, 참여        학자 창구 등을 구분하여 등록업무의 효율적 운영 제고

- 안내요원에 대한 사전교육 철저(재단 사무국, 시 지원단)

3) 참가자 수송/영접/환송

- 기조연설자 및 참여학자는 원칙적으로 행사장 또는 숙소까지

참석자 본인이 교통수단을 이용하여 참석

- 영접, 환송, 차량배차 필요시 조직위와 협의 후 추진

- 주요인사 리스트를 작성해 사전 안내 후 개인별 동선확인

- 숙소와 행사장, 오찬, 만찬 등을 위해 이동시 필요한 교통수단

(예산 절감이 가능한 범위 내에서 셔틀버스 또는 교통수단 확보)

4) 개·폐막식/연회 운영

- 진행 사회자와 시나리오 등 업무협의(행사 리허설 등 사전점검)

- 개막식 및 공식연회, 안동선언, 문화공연 및 의전행사

- VIP 의전 수행(시나리오, 좌석배치, 안내 – 시 지원단과 협의)

- 개막식장 무대/중계시스템 운영 등 효율적 운영 및 분위기 조성

- 참가자 입장안내

5) 회의운영

- 회의장 시설 설비 및 자리배치

- 참가자 발표자료 복사

- 행사 프로그램 북 및 발표 자료집 제작

- 회의장 유도 사인물 설치 및 운영

- 회의장 진행요원 사전 교육 및 운영

- 각 회의장 내 기술자 현장 대기지원

6) 사무처 및 프레스 센터 등 현장설비운영

- 사무처 및 프레스 센터, 인터뷰 룸, VIP룸, 참여기관 및 참가자

대기 공간, 자료생산센터 등 부대 공간 설비 및 인력운영

(인력운영은 조직위, 재단사무국, 시 지원단 우선배정)

7) 행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영

- 국제회의 지원업무 경험이 있는 자원봉사자 및 운영요원 선발/
교육/활동 지원/운영(안동지역 사회단체 자원봉사 지원 가능)

- 주관기관과 협의를 통해 현장 담당업무에 따른 철저한 팀별 사전

교육 및 현장 리허설

- 출퇴근 관리 및 중식 제공(업무상 필요시 석식/숙박 제공)

- 사후 인건비에 대한 증빙 제출

8) 항공권 발권 및 숙소 배정 업무

- 국내외 참가자의 항공권 발권 및 관련사항(참가자 연락)업무

- 스케줄 변동사항 지속관리(현장 포함)

- 참가자 숙소 배정

- 참가자 DB 구축(수송/의전/숙박/항공과 연계) 및 관리

9) 통역 관련 업무

- 통역사 섭외 및 관리

- 통역 설비 구축 및 관리

10) 홍보 관련 업무

- 방송, 신문, 인터넷, 홈페이지, SNS 등 홍보전략 수립 및 운영

(형식에 치우친 홍보가 아니라 실적적인 운영필요)

11) 메인디자인 개발

- 각종 책자, 현수막, 배너 등에 사용될 디자인 등

12) 기타 행사의 원활한 진행을 위해 필요한 제반사항

- 전체행사 동영상 및 사진, 하이라이트영상 결과물로 제출

- 전체행사 세부 실행계획서, 결과보고서 작성

- 직원 파견 협조

⦁ 총괄운영 담당 인력 파견(행사 1개월 전)

⦁ 회의운영 및 연사 관리 등 담당 인력 파견(행사 1개월 전)

- 해외인사 : 발표료, 원고료, 항공, 국내교통, 숙식비 포함

- 국내인사 : 발표료, 원고료, 교통·숙식비 포함

- 기타 요청사항(포럼 세부 프로그램 추진사항 포함) 등

7. 사업추정예산 : 금850,000,000원정(부가세포함)

- 향후 수정사항이 있을 시에는 최종 선정된 PCO업체와 상호협의

- 용역의 범위 변경과 세부업무내용 및 그에 따른 사업예산은 계약        체결시점에서 조정할 수 있음(재단 및 대행업체 수행범위 변경)

- 특히 21세기 인문가치포럼 조직위원회에서 포럼 세션 추가           또는 변경시 그 비용에 대해 최종 선정된 PCO업체와 변경계약        또는 별도 계약 체결 후 시행

- 본 사업의 계약은 개산계약으로 계약금액 집행 후 사전 정산         절차가 이루어져야 함(조직위내 정산위원회 개최 후 결산)

8. 기타사항

1) 포럼 대행업체 추진업무 관련

- 본 행사는 재단 사무국, 대행업체의 업무 구분을 통해

예산항목을 구분해 각각 집행함을 원칙으로 하되,

- 대행업체에서는 포럼의 효율적 운영을 위해 행사 전체를 총괄        하여야 하고, 과업내용에 없을 경우라도 포럼의 성공적 개최를        위해 조직위와 협의 후 업무를 성실히 수행하여야 함

- 무대, 영상 등 업무추진에 따른 각종 제작물 시안은 조직위원회에        사전 설명 및 승인을 받은 후에 수행하여야 함

II. 용역업체 평가, 선정 및 제출자료

1. 업체선정행

○ 용 역 명 : ‘21세기 인문가치포럼 2016’ 행사 대행

○ 계약방법 : 협상에 의한 계약

○ 참가자격

가. 관광진흥법 제4조(등록)규정에 의거 등록된 국제회의업체로서           최근 3년간 단일 행사 3억원 이상 행사에 국내외 200명 이상이          참가한 개·폐막식, 연회를 포함한 국제회의 대행 실적이 있는 업체

나. 컨소시엄 구성 참여 불가

다. 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제92조         (부정당업자의 입찰 참가자격 제한)에 해당 하지 않는 업체

○ 업체 선정 방법

- ‘협상에 의한 계약체결 기준’ 제16조의 규정에 따라 별도의 선정위원회를        구성하여 평가 실시

- 제안서 평가는 기술능력평가와 가격평가로 구분하여 평가하되,        평가 비중은 총 100점 중 기술능력평가를 90점, 가격평가는          10점으로 함

- 선정위원별 기술능력평가 결과의 평균점수가 높은 업체를 협상        적격자로 선정 후 평가점수가 높은 업체부터 순차적으로 협상을        실시함

- 종합평점이 동일한 경우에는 기술능력평가가 높은 제안자를 선        순위자로 하고, 기술능력평가점수가 동일한 경우에는 기술능력의        세부평가항목 중 배점이 큰 항목에서 높은 점수를 얻은 업체를        선순위로 함

- 협상절차 및 그 결과의 조치 및 가격협상기준은 ‘협상에 의한        계약 체결 기준’ 규정에 의함

2. 평가방법

○ 1차 서류평가 : 한국정신문화재단 내부 선정위원회

○ 2차 최종평가(사업제안발표) : 제안서 평가위원회

- 평가일정 : 2016. 2. 24(수) 14:00 안동영상미디어센터 3층 강의실

※ 평가일은 조직위원회 사정상 변경될 수 있음

- 평가방법 : 업체 PPT발표와 질의응답을 동시진행 → 위원평가

⦁ 실질적인 실행계획이 발표되어야 함

⦁ 제안발표 및 질의응답 실시 후 평가

⦁ 업체 참석대상자는 5명 이내로 제한하며 배석자는 신분증 지참

⦁ 제안서와 발표 내용이 상이할 경우 발표내용을 우선하여 평가

⦁ 부득이한 사정으로 평가위원 불참 시에도 계획대로 진행

⦁ 각 평가위원회 평가점수 중 최고점과 최저점수를 제외한 점수를           합산하여 평가점수 산출(소수점 둘째 자리에서 반올림)

※ 조직위가 제공한 기본계획에 의거 제안하되, 실행방안 및 예산             항목별 세부내용이 구체적으로 제안되어야 함

○ 사업자 선정

- 선정방법

⦁ 제안서 평가위원회에서 실시한 제안서 평가점수와 제안가격 평가점수를 합한 점수의 고득점 순으로 협상적격자 선정(사업 제안서 평가 및 가격 평가한 점수를 합산한 산술평균점수가 70점 이상인 자에 한함)

⦁ 협상순서는 종합평가점수의 고득점 순에 의하여 결정하며, 1순위           협상적격자의 협상이 성립된 때에는 다른 협상적격자와의 협상은           실시하지 않음. 또한 모든 협상적격자와 협상 결렬 시에는 재공            고 입찰 또는 신규입찰에 부칠 수 있다.

⦁ 심사 과정에서 필요하다고 인정되는 경우에는 추가 자료의 제출을           요구할 수 있으며 제안서 제출업체는 이에 응하여야 한다.

- 협상·계약 체결

⦁ 협상범위 : 협상대상자가 제안한 과업내용, 이행일정, 제안가격 등을           협상대상으로 협상을 통해 그 내용 등의 일부를 조정할 수 있다.

⦁ 협상가격 : 대행사 선정 공고문에 포함된 사업예산 이하로서 협상대           상자가 제안한 가격을 기준가격으로 협상을 실시하며, 협상대상자가           제안한 내용 가감시 그 가감되는 내용에 상당하는 금액을 사업예산           범위 내에서 조정하여 계약금액 결정 가능

⦁ 협상기간 : 협상개시를 통보한 날로부터 5일 이내

⦁ 협상순서 : 최종 종합 평가결과 고득점 순 상위 3개 업체를 대상으로           1위 업체부터 고득점 순으로 협상을 실시하며 선순위자와의 협상            불성립 시 동일 기준과 절차에 따라 순차적으로 차순위 협상적격자와           협상을 실시하고, 제3순위 업체와의 협상까지 불성립 시 재공고를            실시함

⦁ 계약체결 : 협상대상자와 상기 협상기간 내에 협상완료 후 특별한             사유가 없는 한 10일 이내에 계약 체결

○ 평가 항목 및 배점

구 분		평가항목	배점	내 용	비 고
기술 능력 평가 (90점)	정량적 평가 (20점)	회사규모 및 안전성	10	▲ 설립연도(10)/정규직원 인력구성(10)/ 자본금(10)의 평균 가. 설립연도 - 2005 이전(10) - 2006∼2010(8) - 2011이후(6) 나. 회사의 정규직원 인력구성 - 20명 이상(10) - 10∼19명(8) - 10명 미만(6) 다. 자본금 - 2억 이상(10) - 1억~2억 미만(8) - 1억 미만(6)
		유사행사수행실적	10	▲ 최근 3년간 단일 규모 3억 이상 200명 이상 국제회의 대행실적 - 15회 이상(10) - 10∼14회(8) - 9회 이하(6)
	정성적 평가 (70점)	사업실행 역량 및 협력도	10	▲ 회사소개, 주요실적, 포상실적, 행사이해도 등 ▲ 회사의 주된 기능과 용역과의 적합성 ▲ 과업지시서 이외 기타 업무 지원 노력
		인력계획	20	▲ 전담인력 투입계획의 구체성 (준비기간과 행사기간 구분) ▲ 관계기관과의 협력체계 및 조정계획의 적절성	※인력계획 및 사업추진계획의 연계성이 중요
		행사계획	20	▲ 행사 계획의 독창성 및 적정성 ▲ 대행업무추진의 매력도 및 창의성 ▲ 부대행사 운영 및 본 행사와의 조화
		세부추진 계획	20	▲ 사업시행방안 충실도 및 세부업무 실행가능성 ▲ 홍보추진내용의 현실성 및 달성가능성 ▲ 추진일정의 구체성 및 실현성 ▲ 경북도 및 안동 지역경제 활성화 방안
가격평가 (10점)		지원업체의 제안 가격을 비교하여 평가

)

※ 유의사항 : 제안기관은 선정위원회의 구성, 세부 평가기준 및 평가결과에 대                하여 일체의 이의를 제기할 수 없으며, 한국정신문화재단은 제안서 평가                결과의 세부내용을 공개하지 않음

3. 제안서 제출 안내2) 참가자 등록(사전 온라인/현장 등록 시스템     ○ 제안서 규격 및 분량 : 제안서 및 PT 자료 출력본 각 10부,

CD 3매(제안서, 프리젠테이션 내용 모두 수록)

- 분량 : 사업제안서 A4용지 단면 200매 이내, 프리젠테이션 70매 이내

○ 제안서 제출

- 제출부수 : 10부     - 가격부분 : 별도 밀봉 제출

* 제안서 파일은 CD 로 제출

○ 제안서 작성목차 및 방법(가격제안서와 실행방안이 구체적일 것)

작 성 항 목	작 성 방 법
1. 개요
가. 제안목적 및 배경	⦁ 제안사는 해당과업(기본계획)의 제안요청 내용을 명확하게 이해하고 본 제안의 목적, 범위, 전제 조건, 제안의 특징 및 장점을 요약하여 기술
나. 제안방향(추진전략)
다. 제안 특성 및 장점
2. 일반사항
가. 일반현황 및 연혁	⦁ 제안사 일반현황 및 주요 연혁
나. 조직 및 인원	⦁ 제안사의 조직 및 인원현황(전문기술자 포함) 제시
다. 주요 사업실적	⦁ 최근 3년간 본 행사와 유사한 행사 추진실적 등
3. 사업 수행부문
가. 사업 수행방안	⦁ 수행하고자 하는 대행용역의 방향과 내용을 제시 - 각 분야별로 구분하여 제시(항목별 예산 명시) - 인력운영 계획 및 예산에 대해 구체적 명시 - 제안요청서 상에 없는 아이디어 제시는 별도로 구분 해서 제시
나. 추진 일정	⦁세부 사업내용별 추진일정 제시 - 추진일정, 산출물의 종류, 제출시기, 보고방안 등 제시
다. 수행조직 및 업무분장 ※ 지원인력 경력 및 수행업무 명시	⦁ 원활한 사업의 수행을 위한 수행조직을 구성 - 조직위원회, 재단사무국, 시 지원단 협력체계 ⦁ 지원요원 선발 배치, 교육 및 운영(자원봉사자 포함)
라. 관계기관의 협력방안	⦁ 분야별 업무 협조체계 운영방안 기재 - 행사업무, 예산집행 항목별 추진방안(재단, 업체)
	⦁ 기타 지원사항 제시(지역업체 협력방안 등)

○ 제안서 작성 유의사항

- 제안서는 바인더로 제본하여 제출

- 제안서의 각 페이지에 일련번호 부여

- 제안서 내용 중 평가 항목에 해당되는 근거자료를 제시하지 않은        경우에는 해당사항 없는 것으로 간주(근거자료는 제안서 문장에        미포함)

- 제출된 제안서 및 관련 자료는 일절 반환하지 않으며, 제안서        작성 및 제출과 관련 비용, 출장비용 등은 제안사 부담

- 제시한 사업내용에 반영이 안 된 사항을 제안할 경우, 반드시         추가사항임을 밝히고 소요예산도 함께 제안

- 제안서의 내용은 계약 체결시 계약조건의 일부로 간주

- 제안서의 내용은 명확한 용어를 사용하여야 하며 ‘~수도 있다’,         ‘~이 가능하다’, ‘~을 고려한다’ 등과 같은 모호한 표현은 불         가능한 것으로 간주

4. 제출 서류3) 참가자 수송/영접/환송

○ 제안서 및 PT 자료 출력본 각 10부, CD 3매(제안서 단면 200매         내외, 프리젠테이션 70매 이내 모두 수록)

○ 참가신청 공문 1부(업체 양식)

○ 입찰유의서 1부(재단 소정양식)

○ 가격 제안서 1부(재단 소정양식/별도로 밀봉하여 제출)

○ 최근 3년간 국제회의 수행 실적 증명서(재단 소정양식) 및

증빙서류 각 1부

○ 업체 현황 조사서 1부(재단 소정양식)

○ 인력계획 1부(재단 소정양식)

○ 회사 소개서 1부(재단 소정양식)

○ 투입되는 행사담당자 업무 경력 증명서(타업체 근무기간 포함)

○ 조직 구성 증빙 서류(소득세원천징수내역사본))

○ 법인등기부등본 사본 1부

○ 관광사업 등록증(국제회의업등록), 사업자등록증 사본 1부

○ 인감증명서 및 사용인감계 각 1부

○ 국세 및 지방세 완납증명서 1부

○ 위임장 및 재직증명서(대리인 제출시) 각 1부

○ 서약서 및 보안각서 각 1부

○ 클린행정 협조서 1부

개* 사본은 반드시 원본확인(인감도장 날인)을 요함